Moderni ja skaalautuva alusta 300 seurakunnan verkkosivustolle

Tutustu sivustoon
oulunseurakunnat.fi

Lähtötilanne

Verkkoviestinnän muutos luo uusia tarpeita kirkon sivustoille

Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla on vuodesta 2014 ollut käytössään keskitetty julkaisujärjestelmä, Lukkari. Kirkkohallituksen hallinnoima Lukkari on kirkon keskeinen viestintäväline, jota käyttävät seurakunnat Suomessa ja ulkomailla. 

Yhteisen julkaisujärjestelmän avulla seurakunnat ja seurakuntayhtymät voivat tuottaa verkkosivustonsa kustannustehokkaasti ja yhdenmukaisesti. Lukkari-alustalle toteutetut sivustot tavoittavat parhaimmillaan yli 2 miljoonaa kävijää kuukaudessa.

Uudet kehittämistarpeet ja korkeat kustannukset olivat luoneet tarpeen siirtää Lukkari joustavammalle ja kustannustehokkaammalle tekniselle ratkaisulle. Seurakunnilta oli kuultu muutostarpeita liittyen sivustojen konseptiin, navigaatioon ja ulkoasuun. Lisäksi Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla oli takanaan brändiuudistus, mikä synnytti tarpeen yhtenäistää kirkon alaisten sivustojen visuaalista ilmettä.

Entisen järjestelmän tilalle haluttiin moderni ja skaalautuva ratkaisu, joka vastaisi paremmin seurakuntien ja verkkosivukävijöiden tarpeita. Kirkkohallitus valitsi WordPressin, sillä se tarjoaa joustavan, edullisen ja jatkuvasti kehitettävän avoimen lähdekoodin järjestelmän pitkällä elinkaarella.

Poutapilvi valikoitui kilpailutuksessa parhaaksi kumppaniksi. Aikataulu oli kunnianhimoinen ja mittakaava merkittävä teknisesti ja viestinnällisesti: vuosien 2026–2027 aikana yli 300 seurakuntaa ja seurakuntayhtymää siirtyisi uudelle alustalle.

Alusta asti projektissa vallitsi hyvä yhteishenki, jonka pohjalta Kirkkohallituksen ja Poutapilven tiimien oli helppo toimia keskenään.

– Saara Sangi, Projektipäällikkö, Poutapilvi

Tavoitteet

Projektin avaintavoitteet

• Teknisen alustan päivittäminen WordPressiin
• Konseptin ja viestinnällisten ratkaisujen kehittäminen seurakuntien tarpeisiin
• Käyttöliittymän uudistaminen tiedon löydettävyyden ja mobiilikäytettävyyden parantamiseksi
• Yhteisen visuaalisen ilmeen kirkastaminen

Toteutus

Tiivis yhteistyö ja avoin viestintä avaimina onnistumiseen

Projekti käynnistyi vuoden 2025 alussa ja eteni muotoilu- ja suunnitteluvaiheesta tekniseen toteutukseen ja sisällönsyöttöön. Asiantuntijoita oli mukana monipuolisesti niin Poutapilveltä kuin Kirkkohallitukseltakin. Oulun, Tampereen ja Vantaan seurakuntayhtymät olivat mukana pilotteina, joilta saatiin kerättyä tietoa loppukäyttäjien tarpeista. 

“Toteutuksen laajuuden vuoksi projektitiimimme oli noin kaksinkertainen tyypilliseen projektiin verrattuna,“ kertoo Poutapilven projektipäällikkö Saara Sangi. “Kokoonpano oli siinä mielessä myös erityinen, että asiakkaanamme oli Kirkkohallitus, jonka asiakkaita seurakunnat ovat. Yleensä asioimme suoraan niin sanottujen loppuylläpitäjäkäyttäjien kanssa.”

Yhteydenpito oli tiivistä sekä päivittäisissä viestintäkanavissa että viikkopalavereissa. Avoin viestintä oli ensisijaisen tärkeää, sillä pienilläkin ratkaisuilla olisi iso vaikutus ylläpitäjien työhön. 

“Mieluummin liikaa kuin liian vähän viestintää. Varmistimme, että jokainen ratkaisu toimi järkevästi ylläpitäjien kannalta,” sanoo Sangi. “Projekti eteni kuitenkin johdonmukaisesti ja päättäväisesti, eikä asioita käsitelty tarpeettoman pitkään.” 

Kirkkohallituksen brändin ja evl.fi-sivuston uudistuksessa oli aikaisemmin tehty laajamittainen palvelumuotoilutyö. Sen tuloksia pystyttiin hyödyntämään myös Lukkarin uudistuksessa. Tarpeita ja toiveita tarkennettiin projektin aikana työpajoissa.

“Asiakkaalla oli todella hyvä ymmärrys siitä, mitä he haluavat ja mitä seurakunnat tarvitsevat. Meidän roolimme oli monesti konsultointi siitä, miten heidän toivomansa ratkaisu kannattaisi toteuttaa,” Sangi kertoo.

Saimme hyvää palautetta siitä, että uskalsimme myös haastaa, jos Kirkkohallituksen toive ei mielestämme ollut paras lopputuloksen kannalta, ja pystyimme tarjoamaan vaihtoehtoisen ratkaisun.

Vaivaton sisällönhallinta tuhansille ylläpitäjille

Seurakuntien ja -yhtymien verkkosivustoja ylläpitävät seurakuntien työntekijät Suomessa ja ulkomailla useilla eri kielillä. Ylläpidon tuli olla riittävän yksinkertainen, jotta harvemminkin sivustoja päivittävä ylläpitäjä pystyisi toimimaan alustalla intuitiivisesti.

Pilottiseurakuntayhtymät olivat aktiivisesti mukana muotoilu- ja suunnitteluvaiheen työpajoissa sekä sisällönsyötössä. Työpajoissa kuultiin toiveita ja kerättiin palautetta siitä, miten ehdotetut ratkaisut palvelisivat heidän tarpeitaan.

Tapahtumat ovat yksi kirkon tärkeimmistä sisällöistä. Siksi niiden esittämiseen, syöttämiseen ja löydettävyyteen kiinnitettiin paljon huomiota. Tapahtumien hallinnointia varten alustalle piti integroida kaksi eri lähdejärjestelmää.

“Tapahtumat olivat haastava osa-alue. Ne ovat korkeimman prioriteetin sisältö, johon liittyi myös integraatioita. Tapahtumien hallinnan piti olla aukotonta niin, että kuka tahansa osaa syöttää tapahtuman järjestelmään. Välillä piti ottaa askelta taaksepäin, mutta löysimme lopulta aina ratkaisut,” Sangi kertoo.

Sisällönsyöttövaiheen tukiklinikoissa huolehdittiin siitä, että pilottien ylläpitäjät pääsivät sisällönsyötössä alkuun. Kirkkohallitukselle luotiin samalla edellytykset ylläpitäjien kouluttamiseen ja uuden työkalun jalkauttamiseen muihin seurakuntiin.

Projektin tulokset

Intuitiivinen ja skaalautuva ratkaisu vastaa ylläpitäjien ja kävijöiden tarpeisiin

Projekti eteni sujuvasti ja hyvässä yhteishengessä. Poutapilvi on saanut asiakkaalta kiitosta nopeudesta, avoimesta viestinnästä ja laadukkaasta toteutuksesta. 

Tavoitteena oli julkaista ensimmäiset verkkosivustot alle vuoden sisällä projektin aloituksesta. Oulun, Tampereen ja Vantaan seurakuntayhtymien sivustot julkaistiin lopulta vain kolme kuukautta tavoitteesta jäljessä.

Toimituksen nopeus yllätti Kirkkohallituksen. Kiitosta tuli myös hyvästä yhteishengestä ja avoimesta viestinnästä. Vaikeatkin asiat pystyttiin keskustelemaan, ja asiat etenivät sujuvasti. Lopputulokseen eli työkaluun ollaan tyytyväisiä.

Vaikka viestintä oli projektin aikana aktiivista, sitä voisi olla vieläkin enemmän: “Pienenä toimistona teemme asioita kovin ketterästi, mikä ei ole välttämättä paras vaihtoehto silloin, kun loppukäyttäjiä on tuhansia. Tähän kiinnitämme jatkossa huomiota – että osallistamme asiakasta aktiivisemmin päätöksentekoon pienemmissäkin seikoissa,” Sangi pohtii. 

Yhteistyö jatkuu tiiviinä jatkokehityksen, käyttöönottojen ja julkaisujen parissa. Seurakunnat ottavat ratkaisun käyttöön yhdeksässä eri erässä. Samalla järjestelmää jatkokehitetään sprinteissä Kirkkohallituksen ja seurakuntien toiveiden mukaisesti. Tulevia ominaisuuksia ovat esimerkiksi verkkolehti ja tapahtumakalenteri.

“Olemme tehneet työtä yhdessä aktiivisesti nyt 1,5 vuotta, eikä tahti ole hidastumassa kahteen vuoteen. Yhteydenpito on yhtä säännöllistä kuin alussakin,” Sangi kertoo.

Projektin lopputuloksena on intuitiivinen työkalu, jonka käyttö on ylläpitäjille mahdollisimman vaivatonta. Uudistus tuo sivustoille uuden ilmeen, selkeän rakenteen, entistä paremman saavutettavuuden ja sujuvan mobiilikäytön. WordPress-alustalla Lukkari on moderni ja skaalautuva ratkaisu, joka kestää aikaa.

Tämä on ollut varsin poikkeuksellinen projekti jo kokoluokkansa vuoksi. Hanke on kenties Suomen suurin WordPress-toteutus samalla teemalla toteutettavien sivustojen tai ylläpitäjämäärän perusteella. Näin massiivisen projektin toteuttaminen laadukkaasti ja lähes tavoiteaikataulussa on iso onnistuminen.