Viite: EU 2016/679
Poutapilvi web design Oy:n henkilötietojen käsittelystä
Poutapilvi web design Oy toimii yritys -ja yhteisöasiakkaiden kanssa. Poutapilvi käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan Poutapilven käsittelemiin henkilötietoihin. Tietosuojaseloste sisältää Poutapilven asiakasrekisterin selosteen, markkinointirekisterin selosteen ja näitä rekistereitä koskevat muut tiedot.
Asiakasrekisterin selosteessa kerrotaan Poutapilven asiakkaiden ja sidosryhmien tietojen käsittelystä. Markkinointirekisterin selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun kuin voimassa olevaan asiakkuuteen. Asiakas- ja markkinointirekistereitä koskevat muut tiedot sisältävät tietoja rekisteröidyn oikeuksista ja tietoturvasta.
Asiakasrekisterin seloste
1. Rekisterinpitäjä
Oy Poutapilvi web design Ab
Aurakatu 3 B, 20100 Turku, Suomi
Puhelin: +358 207 280 640
Yhteydenottolomake: https://www.poutapilvi.fi/ota-yhteytta/
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Juha Harjula, operatiivinen johtaja
Aurakatu 3 B, 20100 Turku, Suomi
Puhelin: +358 40 747 7348
Sähköposti: juha.harjula [at] poutapilvi.fi
3. Rekisterin nimi
Poutapilvi.fi asiakas-, laskutus- ja tilauskantarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, ylläpitäminen, analysointi ja kehittäminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely digipalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän tiedottamisen suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta, luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.
Poutapilven uutiskirjeen tilanneiden tai yhteydenottolomakkeen täyttäneiden sähköpostiosoitetta käytetään Poutapilven uutiskirjeen lähettämiseen tai yhteydenottoon vastaamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot käyttäjistä:
• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaation nimi
• Postiosoite
• Laskutustiedot
• Laskutusosoite
• Palvelun käyttötiedot (mm. kirjoitetut viestit, asiakaspalvelupyynnöt, asetukset, tilatut ja asennetut palvelut jne.)
• Historiatietoa (yhteydenotto-, tarjous- tai palaveritietoa)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot asiakas- ja laskutusrekisteriin saadaan suoraan asiakkailta palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä. Henkilötietoja lisätään uutiskirjerekisteriin käyttäjien itsensä toimesta tai Poutapilvi Oy:n palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita Poutapilvi Oy:n alihankkijoilla. Henkilötietoja voidaan siirtää Poutapilven markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisteristerinpitäjän ja asiakkaan välinen, asiakkuus tai muu asiallinen yhteys on päättynyt.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Jos rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, varmistamme ennen henkilötietojen käsittelyä kolmansissa maissa, että rekisteröidyn henkilötietojen riittävä tietosuojan taso turvataan.
Rekisteröidyn henkilötietojen tietoturvan riittävä taso varmistetaan soveltamalla EU:n ja kansallisen tietosuoja-lainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet). Noudatamme myös muita tietosuojalainsäädännöstä johtuvia velvoitteita, jos henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Markkinointirekisterin seloste
1. Rekisterinpitäjä
Oy Poutapilvi web design Ab
Aurakatu 3 B, 20100 Turku, Suomi
Puhelin: +358 207 280 640
Yhteydenottolomake: https://www.poutapilvi.fi/ota-yhteytta/
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Juha Harjula, operatiivinen johtaja
Aurakatu 3 B, 20100 Turku, Suomi
Puhelin: +358 40 747 7348
Sähköposti: juha.harjula [at] poutapilvi.fi
3. Rekisterin nimi
Poutapilvi web design Oy:n markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Poutapilvi voi käsitellä tässä rekisterissä olevia henkilötietoja suoramarkkinointiin, etämyyntiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen, mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan. Poutapilven verkkopalvelusta uutiskirjeen tilanneiden tai yhteydenottolomakkeen täyttäneiden sähköpostiosoitetta käytetään Poutapilven uutiskirjeen lähettämiseen tai yhteydenottoon vastaamiseen.
Poutapilvi käyttää markkinoinnin tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa Poutapilven lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
• Etu-ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaation nimi
• Muut tarvittavat yhteystiedot
• Markkinointitapahtumaan tai –kampanjaan liittyvä tunnistetieto
• Historiatietoa (yhteydenotto-, tapaamis- tai tarjoustietoja)
• Markkinointiluvat ja -kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa rekisteröidyltä itseltään, Poutapilven asiakasrekisteristä tai Poutapilven yhteistyökumppaneilta. Henkilötietoja lisätään prospektirekisteriin yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, kilpailutusten, markkinointitapahtumien tai sovittujen tapaamisten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Poutapilvi voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi Poutapilven yhteistyökumppaneille.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Jos rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, varmistamme ennen henkilötietojen käsittelyä kolmansissa maissa, että rekisteröidyn henkilötietojen riittävä tietosuojan taso turvataan.
Rekisteröidyn henkilötietojen tietoturvan riittävä taso varmistetaan soveltamalla EU:n ja kansallisen tietosuoja-lainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet). Noudatamme myös muita tietosuojalainsäädännöstä johtuvia velvoitteita, jos henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Asiakas- ja markkinointirekistereitä koskevat muut tiedot
1. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun puh. 0207 280 649 (pvm/mpm) tai lomakkeella https://www.poutapilvi.fi/ota-yhteytta/.
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun puh. 0207 280 649 (pvm/mpm) tai lomakkeella https://www.poutapilvi.fi/ota-yhteytta/.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen Poutapilvi, Asiakaspalvelu, Aurakatu 3 B, 20100 Turku. Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö.
Tarkastuspyynnössä tulee mainita:
• nimi
• henkilötunnus
• rekisterin nimi
• täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero
3. Rekisterien suojaus ja tietoturva
Poutapilven rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.
Henkilötietoja käsittelevät vain Poutapilven erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Poutapilven palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu sekä Poutapilven toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.