Verkkopalvelun toteutus onnistuu myös tiukalla aikataululla. Pohjanmaan hyvinvointialue: verkkosivut ja intranet

Muutos aiheuttaa tiedon tarvetta – ja siihen on helpointa vastata verkkopalvelun avulla

Verkkopalveluilla on iso rooli tiedon tarjoajana, se on hyvinvointialueen asukkaalle usein ensimmäinen tiedonhakupiste. Muutos kunta-asioinnista hyvinvointialueen asiointiin herättää paljon kysymyksiä ja tiedon tarvetta, siksi varhaiselle lähdölle nähtiin tarve ja verkkopalvelun perusosat haluttiin käyttökuntoon nopeasti. Haasteensa projektiin toi luonnollisesti se, että hyvinvointialueen toiminta on projektin aikana vasta muodostumassa, monet asiat ovat uusia ja käytäntöjä on suunniteltava samalla kun muutos etenee. Esimerkiksi pelastuslaitoksen toiminta siirtyy hyvinvointialueelle vasta vuoden 2023 alussa.

Verkkopalvelun toteutuksessa keskityttiin ensi vaiheessa vain tärkeimpiin sisältöihin ja palveluihin – ja varmistettiin, että toteutus on joustava ja mahdollistaa jatkuvan palvelun kehittämisen. Näin varmistettiin se, että tietoa on hyvinvointialueen asukkaille saatavissa heti, kun muutos alkaa vaikuttaa asiointiin, eikä tulevaisuuden tarpeita tarvitse silti hyllyttää. 

Asiakkaiden tiedon tarve painotti hyvinvointialueen uudessa verkkopalvelussa hyvinvointialueen palvelukuvausten merkitystä. Niihin liittyvässä toteutuksessa oli huomioitava niin saavutettavuus kuin haettavuus ja löydettävyyskin. Päätöksentekoon ja tutkimukseen liittyvän sisällön julkaiseminen on toiminnan läpinäkyvyyden kannalta tärkeää ja rekrytointi avainasemassa hyvinvointialueen sujuvassa toiminnassa, siksi myös nämä teemat pääsivät mukaan toteutuksen ensimmäiseen vaiheeseen.

Poutapilvi erottui heti tarjousvaiheessa selkeällä ja informatiivisella tarjouksella. Projektisuunnitelma oli pitkälle viety, prosessit vaikuttivat luotettavilta. Syntyi mielikuva korkeasta sitoutumisesta. Ja sitoutumista vaaditaan, kun projektin aikataulu on vaativa.

Gustaf Westerholm ja Petra Fager

Intranet yhdistämään yli 7000 työntekijää

Pohjanmaan hyvinvointialue on iso organisaatio. Uudistuksessa yhdistyi sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut 13 kunnasta ja kahdesta kuntayhtymästä. Työntekijöitä on jo yli 7000 ja lisää tulee, kun pelastuspalvelut ja lisää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita liittyy mukaan vuoden 2023 alussa. 

Työntekijöitä palvelemaan rakennettiin intranet. Projektissa korostui taustatyön merkitys, tarpeita piti kartoittaa ja koordinoida. Viestintäkäytännöt kunnissa olivat lähtökohtaisesti hyvin erilaisia, pienissä kunnissa sisäinen viestintä oli ensisijaisesti sähköpostin varassa. Vanhaa perintöä ei haluttu painolastiksi uuteen toimintaan. Siilojen seiniä haluttiin ratkaisun avulla madaltaa ja uusien muodostumista ehkäistä. Nopeassa toteutuksessa saatiin hyvää tukea suunnitteluun käyttäjäkyselystä. Vanhoihin palveluihin liittyvää käyttöstatistiikkaa hyödynnettiin sekä suunnittelussa että priorisoinnissa.

Intranetin toteutukseen liittyvä suunnittelutyö lomittui muodostuvan organisaation uusiin toimintakäytäntöihin – esimerkiksi intranetiä ei aikaisemmin kaikissa pienissä kunnissa edes ollut käytössä. Koordinointi ja kartoittaminen palvelivat niin uusien yhteisten käytäntöjen muodostamista kuin intranetiin liittyvien sisältötarpeiden ja toiminnallisuusvaatimusten kartoittamistakin. Perittyjä ratkaisuja ei haluttu mukaan hankaloittamaan uudelleenorganisoitumista. 

Uuden intran periaatteena on tiedon avoimuus kaikille hyvinvointialueen työntekijöille. Alusta lähtien oli selvää, että uutta palvelua suunnitellaan käyttäjien näkökulmasta, tukemaan omia työtehtäviä. Kirjautuminen intraan on helppoa AD-integraation ansiosta. Oman työsuhteen tiedot ja omaan työnkuvaan liittyvät palvelut haluttiin jokaiselle helposti saataville ja räätälöitävien sisältöjen avulla jokainen voi vielä entisestään parantaa oman intranetnäkymän tarkoituksenmukaisuutta. 

Kuinka aikataulutavoitteet saavutetaan?

Tässä Pohjanmaan hyvinvointialueen projektivastaavilta muutama hyvä vinkki tiukan aikataulun projekteihin:

• Päätöksenteon merkitys korostuu, kun projektin aikataulu on tiukka. Must-have ja nice-to-have -sisältöjen ja toiminnallisuuksien välille on tehtävä tiukka rajaus. Näin pystytään pitämään tiukasti rajattuna se, mitä julkaisuvaiheessa on oltava valmiina. Paineita voi helpottaa jatkuvan kehittämisen ajatusmallilla, työlistan kanssa jatketaan sprinteissä, kun ensimmäinen vaihe on julkaistu.

• Palvelun käyttäjään keskittyminen helpottaa priorisointia. Ketä varten palvelua tehdään, mitkä ovat tärkeimmät tarpeet. Palvelumuotoilu tukee tiukkaa fokusointia.

• Suomalaisilla digitoimistoilla on paljon hyvää osaamista. Tällaisessa projektissa verkkosivujen toteuttajan vahva sitoutuminen projektiin on ratkaiseva tekijä.

• Johdon ja projektivastuullisten roolien jaon pitää olla selkeä. Johto asettaa tavoitteet, projektivastaavat huolehtivat siitä, että niihin päästään. Johdon tuki ja riittävät resurssit ovat avaintekijöitä onnistumiseen.

Osa kuntien tehtävistä on siirtymässä hyvinvointialueiden haltuun. Hyvinvointialueiden keskeisiä toimialueita ovat sosiaalitoimi ja terveydenhuolto sekä pelastustoiminta. Iso hallinnollinen uudistus aiheuttaa paljon muutoksia. Hyvinvointialueet myös vastaavat omasta viestinnästään. 

Haastateltavina tätä juttua varten olivat:
Gustaf Westerholm – verkkopalvelukoordinaattori, projektin vastaava koordinaattori.
Petra Fager – viestintäjohtaja, mukana hankkeen valmistelussa, brändi ja ilme vastuualueina projektissa. 
Tutustu Pohjanmaan hyvinvointialueen verkkosivuihin täällä.