2.9.2024

Työpajat osana palvelumuotoilua

Voiko työpaja olla tehokas työkalu sivuston suunnitteluun? Onnistuuko työpajan pitäminen etänä? Entä kuinka varmistetaan, että työpajan tuloksista on varmasti käytännön hyötyä? Tässä jutussa kerromme, mitä Poutapilven työpajoissa tapahtuu, miksi työpajassa kannattaa olla organisaation ulkopuolinen, osaava fasilitaattori ja miten työpajoja järjestetään etäyhteyksillä.

Mitä työpaja meille tarkoittaa?

Työpaja on osallistava menetelmä, jota käytämme etenkin digipalveluiden suunnittelun alkuvaiheessa. Työpajaan kokoonnutaan ideoimaan, rajaamaan ja suunnittelemaan tehtävää työtä yhdessä asiakkaan kanssa.

Esimerkiksi sivustouudistuksessa kokonaisuutta suunnitellaan aluksi yhdessä työpajassa: ennen käyttöliittymän suunnittelua ja teknistä toteutusta digitaaliselle palvelulle luodaan työpajassa raamit. Näin varmistutaan siitä, että suunta on oikea ja että ymmärrämme toisiamme oikein.

Mielikuvat työpajoista vaihtelevat – mutta työpajoille on aina tarvetta

Monella on mielikuva työpajoista turhanpäiväisenä ideointina, jonka tulokset jäävät muhimaan värikkäille muistilapuille käytäntöön viemisen sijaan.

Vaikka sivustouudistuksen taustalla olisikin valmiiksi suunniteltu konsepti, työpajalle on aina tarvetta. Käytännössä työpajoissa avataan, selkiytetään ja tarkennetaan asioita. Kyse ei siis ole turhanpäiväisestä jutustelusta, vaan tärkeästä työvaiheesta, jossa varmistetaan, että kaikki projektin osapuolet puhuvat samaa kieltä. Jos työpajoja kuuluu projektiin vähemmän, sisäistä koordinointia ja keskusteluhetkiä tarvitaan asiakkaan päässä silloin enemmän, jotta päästään samaan lopputulokseen.

Työpajoissamme siis esittelemme mahdollisuuksia, ohjaamme keskustelua, järjestämme äänestyksiä, priorisoimme vaihtoehtoja ja dokumentoimme päätöksiä ja ideoita.

Työpajat olivat yhteistyön parasta antia. Niissä luotiin se pohja, jonka ansiosta toteutus onnistui mainiosti.
Arto Veikkola, tietohallintopäällikkö, JEDU

Mitä työpajassa käytännössä tapahtuu?

Asiakkaiden kanssa pidettävissä työpajoissa on yleensä mukana 6–10 henkilöä. Osallistujat ovat sekä Poutapilven että asiakkaan edustajia, ja lisäksi mukana voi olla myös asiakkaan sidosryhmiä tai tulevan palvelun loppukäyttäjiä.

Työpajoissa käydään läpi esimerkiksi seuraavia aiheita:

Määritellään projektin tavoitteet ja mietitään, miten niihin käytännössä päästään
Kartoitetaan sivuston kohderyhmät ja priorisoidaan niitä
Listataan tärkeimpiä sivuston käyttötilanteita organisaation kannalta
Pureudutaan saatavilla olevaan käyttäjäymmärrykseen (analytiikka, haastattelut, käyttöliittymän kuumakartat, jne.)
Tarkennetaan teknisiä reunaehtoja
Suunnitellaan sivuston sisältöjä ja informaatioarkkitehtuuria
Ideoidaan käyttöliittymän rakennetta esimerkkien avulla
Haetaan suuntaa brändi-ilmeen soveltamiselle
Rakennetaan tärkeimpiä käyttäjäpolkuja ja käydään läpi niiden kosketuspisteitä käyttäjän kannalta

Poutapilvellä oli kykyä toteuttaa vähän hankaliakin pyyntöjä – meillä saattoi olla visio, mutta ei ymmärrystä kuvailla, miten jokin komponentti voitaisiin visualisoida. Heillä oli kykyä tuottaa teknisiä, meille kustomoituja ratkaisuja.
Aapo Kahilainen, Luonnontilan verkkopäätoimittaja ja Syken erikoissuunnittelija

Kaikkihan osaavat vetää työpajoja – vai osaavatko?

Sivustouudistus on harvoin ainoa työn alla oleva projekti asiakkaan työpöydällä. Työ vaatii paljon resursseja ja aikaa, mitä ei aina oteta riittävän ajoissa suunnittelussa huomioon.

Me Poutapilvellä toteutamme räätälöityjä WordPress-sivustoja. Ei siis ole olemassa yhtä sabluunaa, joka toimisi kaikille verkkosivustoille. Sivustoprojektin taustalla tulee tehdä päätöksiä monista asioista – esimerkiksi näistä:

Millainen päävalikko palvelee?
Miten asiakkaan ylläpitäjän tulee voida nostaa esille esim. ajankohtaissisältöä?
Miten loppukäyttäjän pitäisi pystyä suodattamaan sisältöä?
Millainen sisältörakenne sivustolle tulee?
Kuinka paljon brändivärejä tuodaan mukaan käyttöliittymään?
Mitä tietoja yhteystietokorttiin tarvitaan?
Mitä sisältöä uudelle sivustolle saadaan tuotua integraation kautta?
Mitä tietoa migroidaan ja siirretään automaattisesti tulevalle sivustolle?
Missä kohtaa etusivua ohjaamme käyttäjän aineistohakuun?

Työmäärä voi tuntua lamaannuttavalta, jos kaikkea tätä pitäisi kyetä hoitamaan yksin, ja usein vieläpä ihan ensimmäistä kertaa. Tästä syystä emme käytännössä koskaan tarjoa asiakkaille projekteja ilman ainoatakaan työpajaa.

Jos työpajoja on vain vähän, varmistamme tärkeimpien päätösten tekemisen antamalla ennakko- ja kotitehtäviä työpajoihin. Näin saamme kerättyä ainakin sivuston päälinjoihin tarvittavat tiedot.

Jos sivusto on yhtään suurempi ja sisältää paljon teknisiä toiminnallisuuksia, työpajoja tarvitaan enemmän.

Yhteistyökumppanin arvokas tehtävä on haastaa. Poutapilven asiantuntijat osasivat kysyä oikeita kysymyksiä ja auttaa meitä kohti korkealle asetettua maalia.
Henkik Saari, viestinnän ja sidosryhmäyhteistyön projektipäällikkö, Syke:n rakennetun ympäristön tietojärjestelmä -projekti

Poutapilven fasilitoija auttaa pitämään tärkeimmät määriteltävät asiat keskiössä. Me jäsennämme työpajatyöskentelyä niin, että kaikki tärkeät aiheet ehditään käsitellä huolella.

Työpajan fasilitoija voi tarjota uutta näkemystä

Autamme ja välillä myös lempeästi pakotamme rajaamaan esimerkiksi tärkeimpiä käyttäjäpolkuja – verkkosivusto ei koskaan voi tarjota kaikkea kaikille.

Tarjoamme ideoita mahdollisuuksista ja muistutamme projektin reunaehdoista sekä yhdessä määritellyistä tavoitteista. Haastamme ajattelemaan laatikon ulkopuolelta ja pidämme mielessä sen, että projektissa uudistetaan. Varmistamme erilaisilla osallistamisen menetelmillä, että kaikkien ääni pääsee kuuluviin. Tuemme erilaisten trendien ja käytäntöjen viidakossa ja autamme keskittymään olennaiseen.

Yhteistyökumppanin arvokas tehtävä on haastaa. Poutapilven asiantuntijat osasivat kysyä oikeita kysymyksiä ja auttaa meitä kohti korkealle asetettua maalia.
Tea Pätsi, markkinointisuunnittelija, SSKKY

Voidaanko etätyöpajassa päästä hyvään lopputulokseen?

Lyhyt vastaus: Todellakin.

Pidempi vastaus: Olemme toteuttaneet laajoja sivustouudistuksia ihan kokonaan etätyökaluilla. Työkaluna käytämme Miroa, virtuaalista valkotaulua. Miro-taulussa moni asiakas on jatkanut ideointia työpajan jälkeenkin, sillä työkalu on helppokäyttöinen ja varsin intuitiivinen. Kun ideat ja keskustelu dokumentoidaan hyvin, myös työn jatkaminen on helppoa.

Poutapilvi oli valmistellut työpajat huolella ja saimme käyttää juuri niitä kanavia, joita toivoimmekin – Teamsia ja etätyöskentelyä. Tieto liikkui hyvin ja kysymyksiimme reagoitiin nopeasti. Kaikki Poutapilven asiantuntijat olivat asiantuntevia ja osaavia.
Eduskunnan viestintäasiantuntija Tiina Deboo

Esimerkki tehtävästä, jossa on pyritty asettumaan käyttäjän tilanteeseen ja sitten priorisoitu näiden tärkeyttä.

Etätyöpajassa voi osallistua monella tavalla

Etänä työskentelyä helpottaa, kun osallistujat pitävät kameroita päällä. Nonverbaalisella vuorovaikutuksella on kokemuksemme mukaan paljon merkitystä siinä, kuinka sitoutunutta ja mielekästä työskentely on. Toisten puheenvuoroja on helppo kompata nyökyttelemällä tai emoji-reaktioilla, joiden käyttöön kannustamme aina työpajoissa. Näin voidaan varmistua paremmin siitä, että tehty päätös on yhteinen ja osallistujan esittämä huomio on tärkeä.

Kun työpaja on suunniteltu hyvin, se osallistaa alusta loppuun ihmisiä. Etätyöpaja voi usein olla perinteistä live-työpajaa tehokkaampi. Asiaan päästään keskittymään heti, keskustelu ei rönsyä, eikä fläppitaulu ole liian kaukana nähtäväksi. Myös erilaisia äänestyksiä on helppo järjestää. Tehokkuudesta huolimatta työpajoissa voi olla myös hauskaa. Saamme usein kuulla rennosta ja hyväntuulisesta otteestamme työhön.