Salon seudun ammattiopisto uudisti verkkopalvelunsa hakijoiden ehdoilla

Uudistus lähti liikkeelle kahdesta suunnasta. Toisaalta Salon seudun ammattiopistossa haluttiin kehittää sisäisiä prosesseja. Tavoitteena oli sekä työn tehostaminen, että useaan paikkaan tallennetusta sisällöstä aiheutuvien haasteiden ja virheiden mahdollisuuksien vähentäminen. Toisaalta itse sivuston suunnittelu lähti liikkeelle palvelumuotoiluprojektina, jonka johtotähtenä oli oppilaitokseen hakevan perspektiivi sisältöön ja palveluihin.

Yhteistyökumppanin arvokas tehtävä on haastaa. Poutapilven asiantuntijat osasivat kysyä oikeita kysymyksiä ja auttaa meitä kohti korkealle asetettua maalia. 

Tea Pätsi, markkinointisuunnittelija, SSKKY

Taustatyöt on tehtävä huolellisesti

Haastetta uudistamiseen aiheutti se, että vanhoilta sivuilta ei saatu dataa suunnittelun tueksi ja vanhojen sivujen toimivuuden analysointiin. Siksi jo ennen projektin varsinaista aloitusta vanhoilla sivuilla toteutettiin käyttäjätestejä ja haastateltiin sivuston käyttäjiä käyttökokemustiedon keräämiseksi. Vastaavia testejä ja haastatteluja tullaan tekemään myös uusilla sivuilla, näin saadaan vertailukelpoista tietoa. Monipuolinen analytiikka ja raportointi asetettiin uudelle palvelulle yhdeksi tavoitteeksi.

Vanhalla sivustolla tunnistettiin useita käyttöön liittyviä ongelmia. Vanhat sivut eivät olleet erityisen mobiiliystävälliset, vaikka kävijöistä liki 70% käyttää mobiililaitetta. Sivuston rakenteen suuri haaste oli se, että laskeutumissivuina toimivia sivuja ei etusivun lisäksi oikein ollut. Uudistuksen tavoitteeksi asetettiin kävijöiden vienti suoraan juuri oikeaan sisältöön ja tärkeiden sivujen toimivuus laskeutumissivuina. Näin koulutusten markkinointi ja sen mittaaminen on huomattavasti aikaisempaa helpompaa. Hakijan näkökulmasta suunniteltiin uutta rakennetta ja määriteltiin sisältötarpeita sekä sisällön painotuksia. 

Palvelumuotoilulla varmistetaan asiakaslähtöisyys

Uudistuksessa määriteltiin yhdessä Poutapilven palvelumuotoilijan kanssa hakijoiden tarpeet suhteessa hakemiseen ja koulutuksiin. Pyrittiin tunnistamaan ne tilanteet, joissa Salon seudun ammattiopiston koulutus voi olla kävijän tarpeeseen oikea ratkaisu. Näitä tilanteita tunnistettiin kolme: perustutkintoon tai uuteen ammattiin tähtäävien lisäksi koulutukset palvelevat niitä, jotka haluavat edetä urallaan sekä niitä, jotka tarvitsevat lyhytkestoista täydennyskoulutusta työelämän erityiseen tilanteeseen. Tunnistettiin myös opintoja harkitsevan tyypillisiä huolia – ja mietittiin keinoja huolten hälventämiseen ja esteiden poistamiseen harkinta- ja hakuvaiheessa.

Sisällöissä haluttiin päästä eroon tutkintojargonista. Yhteisissä sisältöklinikoissa haastettiin Poutapilven sisältöasiantuntijan tuella niin sanavalintoja kuin sisältöjen rakenteitakin. Tutkittiin yhdessä, millaisia hakusanoja opiskelemaan hakevat oikeasti käyttävät. Koulutuskuvauksiin löydettiin käyttäjälähtöinen vakiorakenne: kenelle koulutus on suunnattu, mitä se pitää sisällään ja mitä työllistymis- ja uramahdollisuuksia se tuo tullessaan.  Klinikoissa oli samalla helppo tutustua julkaisutyökalun (WordPress) ja toteutuksen mahdollisuuksiin.

Haasteita ja onnistumisia

Perusteellisempi uudistaminen, joka ulottuu sisäisten prosessien ja tiedonhallinnan kohentamisesta palvelun konseptin ja näkökulman kirkastamiseen ja sisältöihin, on aina työlästä, eikä todellakaan helppoa. Tässä työssä Poutapilven asiantuntijoiden tuki suunnittelulle oli arvokasta. Niin palvelumuotoilijan kuin sisältöstrateginkin rooli on haastaa ja esittää hyviä kysymyksiä. Yhteistyön avulla edettiin kohti visiota – ja maalia, joka oli asetettu tarpeeksi korkealle. Kun tekemisen tapaa uskaltaa kyseenalaistaa, ei verkkopalvelun uudistus jää kosmeettiseksi muutokseksi. 

Sisältöön ulottuva uudistaminen osoittautuu usein isommaksi projektiksi, kuin on ennalta arvioitu. Klinikoiden tuella sisältötyöt etenivät ripeästi. Myös aikatauluttamalla ja rajaamalla sisältöä voidaan paineita helpottaa. 

Sisäistä ja ulkoista muutosta edistävä sivustouudistus saatiin haasteista huolimatta tiukassa aikataulussa maaliin ja aikaa perusteelliselle testaamisellekin jäi. Sivuston uusi ulkoasu ilahduttaa ja mainiosti toimivaan mobiiliversioon ollaan tyytyväisiä – ja ensimmäiset kokemukset ja palautteet ovat olleet myönteisiä. Tavallaan verkkopalvelu-uudistus toimi myös sisäisen kehittämisen moottorina ja toimintatapojen muutosten ohjaajana. Asiakaslähtöinen näkökulma ulottuu nyt verkkosivustosta sisäisiin prosesseihin saakka.

Salon seudun ammattiopiston vinkit verkkopalvelun uudistajalle

• Aseta projektille mahdollisimman selkeät tavoitteet ja tähtää korkealle!
• Mieti sisäisten prosessien kehitystarpeet ennen digitoimiston mukaantuloa. Prosesseihin liittyvä tiedonhallinta saattaa vaatia päivitystä sekin. 
• Ota sisäisen tiedonhallinnan ihmiset mukaan prosessiin ja varmista, ettei yhteistyö ole digitoimistolle vierasta.
• Kyseenalaista ja heittäydy rohkeasti tekemään asioita uudella tavalla. Anna kumppanin haastaa vakiintuneita käsityksiä.
• Astu käyttäjän nahkoihin ja pidä jatkuvasti mielessä, kenelle palvelua tehdään. Palvelumuotoilulla saavutetaan kilpailuetua.

Haastateltavana jutussa Salon seudun ammattiopiston markkinointisuunnittelija Tea Pätsi.

Salon seudun ammattiopisto on Salossa sijaitseva toisen asteen ammatillinen oppilaitos. Ammattiopistossa opiskelee vuosittain noin 3500 opiskelijaa perustutkintoa, ammattitutkintoa, erikoisammattitutkintoa tai osaamista täydentäviä opintoja. Salon seudun ammattiopisto tarjoaa laajasti koulutuksia myös alueen yrityksille ja vastaa samalla siihen, että oppilaitoksesta valmistuu osaajia työelämän tarpeisiin.

Näin Salon seudun ammattiopiston verkkopalvelu tehtiin

Poutapilven palvelupaletista saat kaiken tarpeellisen onnistuneiden digitaalisten palveluiden kehittämiseen ja toteuttamiseen. Ammattiopistolla haettiin käyttäjälähtöistä uudistusta, siksi projektissa painottui palvelumuotoilu ja strateginen sisältöuudistus. Kokeneen palvelutoteuttajan kanssa myös integraatiot taustajärjestelmään toteutettiin tavoiteajassa – ja nyt opintokokonaisuuksia ja niihin liittyviä sisältöjä hallinnoidaan yhdestä paikasta. Poutapilven joustavan asiakaspalvelun kautta on helppo toteuttaa jatkokehitysprojekteja sitä mukaa, kun kokemusta ja dataa uudesta palvelusta kertyy. Dataan perustuvalla optimoinnilla päästään parhaaseen lopputulokseen!